Delegieren für Profis

Ohne Delegieren geht‘s nicht, denn wahrscheinlich würden Sie in Ihren eigenen todos ertrinken. Delegieren Sie also! Dabei lauern aber 5 Fallen auf Sie.

Delegieren Sie auf keinen Fall nur Aufgaben!

Falle 1: Aufgaben delegieren, z. B. „Erstell‘ mal eine Präsentation zu X“. Ihr Mitarbeiter tut dann etwas, von dem Sie nicht wirklich wissen, was dabei herauskommt. Wollen Sie gut delegieren, dann sollten Sie mit der Delegation eine Vereinbarung über das Ergebnis treffen, das Sie erwarten. Je präziser Sie dieses Ergebnis vereinbaren, desto eher kriegen Sie, was Sie erwarten. Also im Beispiel: „Bis Freitag 5 Folien zum Stand des Projekts mit (1) Aufgabenstellung, (2) Terminleiste, (3) Stand der Arbeiten, (4) Risiken und Probleme, (5) Restaufwände und Termine.“

Falle 2: Zu viel vertrauen: Vertrauen Sie Menschen, die Sie gut kennen, dass die ihr Ergebnis termingerecht und gemäß Vereinbarung abliefern. Leider können Sie nach dem Delegieren nicht jedem gleichermaßen vertrauen. Dann hilft während der „Laufzeit“ ein kooperativer Blick über die Schulter: „Na, wie weit bist du denn schon gekommen? Bitte zeig‘ mir mal den Stand der Dinge! Schaffst du das bis zum vereinbarten Termin? Wo brauchst du Unterstützung?“
Im besten Fall liefert Ihr Mitarbeiter sein Ergebnis termingerecht ab. Schauen Sie dann, ob das Ergebnis Ihrer Vereinbarung entspricht, die hoffentlich präzise war. Wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind, dann vereinbaren Sie sich neu. Allerdings müssen Sie dann womöglich einen Verzug in Kauf nehmen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Falle 3: Unbemerkte Verzögungen: Während die Aufgabe erledigt wird, kann es zu Verzögerungen kommen. Bitten Sie daher Ihren Mitarbeiter schon beim Delegieren, Ihnen in diesem Fall unmittelbar Bescheid zu geben. Damit schaffen Sie die Möglichkeit, sich zeitnah neu zu vereinbaren.

Falle 4: Klagen statt Konfrontieren: Macht er das nicht, oder übernimmt er nicht die Handlungsverantwortung für die Aufgabe, dann setzen Sie ihm eine Grenze: „Ich habe dich mit … betraut und bitte dich darum / erwarte von dir, dass du …“. Das gilt auch, wenn er ein ganz anderes Ergebnis abliefert als das vereinbarte.

Manchmal müssen Sie auch Grenzen setzen

Aus verschiedenen Gründen ignorieren manche Mitarbeiter solch klare Grenzen. Passiert das nach dem Delegieren zum zweiten Mal, dann können Sie folgendes tun: Erstens überlegen Sie sich eine Konsequenz für den Fall, dass das zum dritten Mal passiert. Und zweitens kündigen Sie Ihrem Mitarbeiter diese Konsequenz an: „Ich hatte dir mitgeilt, dass ich … von dir erwarte. Das ist nun wiederholt nicht passiert, was mich wirklich ärgert. Beim nächsten Mal …“ und dann kündigen Sie Ihre Konsequenz an.

Und schließlich Falle 5: Angst vor der eigenen Konsequenz: Missachtet der Mitarbeiter ein weiteres Mal Ihre Erwartung, dann reden Sie nicht mehr viel, sondern ergreifen die angekündigte Konsequenz. Damit beweisen Sie Führungsstärke im Delegieren und ersparen sich Vorwürfe wie „Das habe ich dir doch jetzt schon 10 mal gesagt!“.

Ich gebe Ihnen Recht: Das läuft dann ähnlich wie in der Kindererziehung. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen!

Über den Autor